歓迎会の幹事に！予定の案・前の準備・予約で注意することは？

新人さんが入社され、歓迎会の機会が増える頃かと思います。

会社の集まりには必ず必要になるのが幹事ですね。

急に頼まれて困っている方もいるのではないでしょうか。

予定の案・前の準備・予約などが幹事にとって重要な役割になりますが、注意が必要なこともあります。

失敗しちゃった・・・となる前に確認しておきましょう。

1 歓迎会の幹事に！予定の案は？
2 歓迎会の幹事に！前の準備は？
3 歓迎会の幹事に！予約で注意することは？
4 まとめ
- 4.1 共有:
- 4.2 関連

歓迎会の幹事に！予定の案は？

幹事になってまずすることは、

【予定の案】を出して進めていくことです。

幹事として一番大変な業務になります。

・予定日はある程度まで幹事が絞って決めておく。
（４～５日の範囲で決めましょう）
ある程度は決めておかないと、そこからまとめるのはなかなか難しいものです。
進まなくなりますよ。

・次に、歓迎会なので、歓迎する対象＝新人、移動してきた人に予定日を確認する。
（上司にも確認をとっておくこと）

・エリア選びは早めに決定して通知する。
（早めに参加者全員に通知しましょう）
勤務先などから便のいい場所がベストです。
（徒歩圏なら尚よい）

・「検討中」の人をなるべく少なくしていく。
「検討中」の人が多いと予定が立てにくく進みません。

・参加者の電話番号、メールアドレスなど、なるべく確認しておく。
当日にも何か起こる可能性だってあるのです。

・キャンセルの締め切り日を決めて、通知しておく。
締め切り日を決めておかないと、変更がきかなくなりトラブルのもとになります。
ギリギリになってキャンセルの場合、お店からキャンセル料だってとられてしまいますよ。

・前日、当日に、リマインドメールを送る。
（これ結構、お勧めです）
決定通知が早かったり、忙しいかったりすると、「うっかり忘れてた」なんてことにもなりかねません。

＜ポイント＞
★早めに取り掛かり、迅速に行動する！
★確認、リマインドメールなど忘れないこと！

歓迎会の幹事に！前の準備は？

幹事として、歓迎会までにしておく【前の準備】について確認しましょう。

１、上司や先輩などの相談、協力してくれる人の確保
初めての幹事は、不安なものです。
また、わからないために段取りも悪なってしまいます。
ですので、上司や先輩などに相談して、協力してもらいましょう。
経験者が心強いですね。

２、歓迎会の日程の調整

３、日程が決定したら、案内状、案内メールの作成、送信

４、お店、会場選び
なるべく、勤務先からの便のよいエリアで探す。
（徒歩圏だと尚よい）

３、予算、会費の決定

５、メールで告知

６、進行スケジュール作成
開会の挨拶、乾杯、会食、余興、サプライズ、閉会の挨拶など、進行の流れと、タイムスケジュールを作成しておく。

７、司会、挨拶、乾杯、などを人選して、事前に依頼しておく

８、余興、サプライズなどの準備
どんなことをするのか内容（出し物、ゲームなど）を決めて、必要な備品や小物などの準備をしておくこと。
参加者への景品なども早めに用意しておくこと。
景品選びも手を抜かないようにしましょう。
盛り上がりにかかせませんから・・・。
また、一人でするのは大変ですので、手伝ってもらう人などの確保も忘れないように！

９、お店、会場に最終確認しておく
当日までにキャンセルが出ることもあります。
日時、人数の最終確認は必ずしましょう。

９．二次会をどうするのか
もし二次会をするのであれば、幹事が手配するのか確認して、必要があるなら、そちらの場所の手配もしておく。
二次会は、人数が変動しそうですので注意すること。

こうやって見ていくと、幹事の業務は多く大変なものです。
早めに取り掛かり、協力者に相談し、段取りよく進めていきたいですね。