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歓迎会の幹事に!予定の案・前の準備・予約で注意することは?

      2016/06/07

新人さんが入社され、歓迎会の機会が増える頃かと思います。

会社の集まりには必ず必要になるのが幹事ですね。

急に頼まれて困っている方もいるのではないでしょうか。

予定の案・前の準備・予約などが幹事にとって重要な役割になりますが、注意が必要なこともあります。

失敗しちゃった・・・となる前に確認しておきましょう。

  

歓迎会の幹事に!予定の案は?

幹事になってまずすることは、

【予定の案】を出して進めていくことです。

幹事として一番大変な業務になります。

・予定日はある程度まで幹事が絞って決めておく。
(4~5日の範囲で決めましょう)
ある程度は決めておかないと、そこからまとめるのはなかなか難しいものです。
進まなくなりますよ。

・次に、歓迎会なので、歓迎する対象=新人、移動してきた人に予定日を確認する。
(上司にも確認をとっておくこと)

・エリア選びは早めに決定して通知する。
(早めに参加者全員に通知しましょう)
勤務先などから便のいい場所がベストです。
(徒歩圏なら尚よい)

・「検討中」の人をなるべく少なくしていく。
「検討中」の人が多いと予定が立てにくく進みません。

・参加者の電話番号、メールアドレスなど、なるべく確認しておく。
当日にも何か起こる可能性だってあるのです。

・キャンセルの締め切り日を決めて、通知しておく。
締め切り日を決めておかないと、変更がきかなくなりトラブルのもとになります。
ギリギリになってキャンセルの場合、お店からキャンセル料だってとられてしまいますよ。

・前日、当日に、リマインドメールを送る。
(これ結構、お勧めです)
決定通知が早かったり、忙しいかったりすると、「うっかり忘れてた」なんてことにもなりかねません。

<ポイント>
★早めに取り掛かり、迅速に行動する!
★確認、リマインドメールなど忘れないこと!

歓迎会の幹事に!前の準備は?

幹事として、歓迎会までにしておく【前の準備】について確認しましょう。

1、上司や先輩などの相談、協力してくれる人の確保
初めての幹事は、不安なものです。
また、わからないために段取りも悪なってしまいます。
ですので、上司や先輩などに相談して、協力してもらいましょう。
経験者が心強いですね。

2、歓迎会の日程の調整

3、日程が決定したら、案内状、案内メールの作成、送信

4、お店、会場選び
なるべく、勤務先からの便のよいエリアで探す。
(徒歩圏だと尚よい)

3、予算、会費の決定

5、メールで告知

6、進行スケジュール作成
開会の挨拶、乾杯、会食、余興、サプライズ、閉会の挨拶など、進行の流れと、タイムスケジュールを作成しておく。

7、司会、挨拶、乾杯、などを人選して、事前に依頼しておく

8、余興、サプライズなどの準備
どんなことをするのか内容(出し物、ゲームなど)を決めて、必要な備品や小物などの準備をしておくこと。
参加者への景品なども早めに用意しておくこと。
景品選びも手を抜かないようにしましょう。
盛り上がりにかかせませんから・・・。
また、一人でするのは大変ですので、手伝ってもらう人などの確保も忘れないように!

9、お店、会場に最終確認しておく
当日までにキャンセルが出ることもあります。
日時、人数の最終確認は必ずしましょう。

9.二次会をどうするのか
もし二次会をするのであれば、幹事が手配するのか確認して、必要があるなら、そちらの場所の手配もしておく。
二次会は、人数が変動しそうですので注意すること。

こうやって見ていくと、幹事の業務は多く大変なものです。
早めに取り掛かり、協力者に相談し、段取りよく進めていきたいですね。

歓迎会の幹事に!予約で注意することは ?

幹事の役割の中でも、お店、会場への予約はとても重要になりますので、予約で注意することをチェックしていきます。

・日程が決まれば、とりあえず予約すること。
歓迎会の時期は、予約が集中します。
人数が決まるまで待っていては、場所が手配できなくなってしまいます。
おおよその人数ででも、とりあえず場所をおさえてもらっておきます。

・ 最終人数はいつまでに伝えればよいのか、 キャンセル料はいつからいるのか、キャンセル料はいくらかなどを確認しておく
確認しておかないと、後で慌てても遅いですよ。

・余興(出し物、ゲームなど)、サプライズ、などを行ってよいのか確認しておく
お店によっては、あまり騒いでしまっては迷惑になり、注意されることになります。

・時間の変更や人数の変更があった場合は、速やかにお店へ連絡する
もしも、当日に変更をしたい場合でもすぐに連絡をしましょう。

★早め・確認・迅速・連絡が大切です!

まとめ

初めての歓迎会の幹事で不安なことと思います。

予定の案・前の準備・予約での注意を参考にして

「任せて良かった」

「ありがとう」

と喜ばれる歓迎会になりますように。

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